Eine 12-Personen-Agentur, die ein halbes Dutzend HR-SaaS-Tools getestet hatte und mit keinem warm wurde. Wir haben die Frage umgedreht: warum nicht eine einzelne HTML-Datei, die genau das tut, was wir brauchen – ohne Cloud, ohne Login, ohne Vendor-Lock-in. In vier Wochen entstanden, seither täglich im Einsatz.
Über drei Jahre haben wir nacheinander Personio, Crewmeister, Clockify, Toggl, Bob und ein selbstgebasteltes Notion-Setup ausprobiert. Jedes war für sich gut – aber jedes brachte 80 % Funktionsumfang mit, der für eine kleine Agentur Lärm ist, und scheiterte an dem einen Detail, das uns wichtig war.
Die echte Frage war nicht „welches Tool ist das richtige", sondern „warum stellen wir uns nicht eine kleine Lösung hin, die genau passt – ohne Cloud, ohne Login, ohne fremde Roadmap".
„Es ist nicht das beste HR-Tool der Welt. Aber es ist das einzige, das seit einem Jahr ohne Diskussion einfach läuft.“
Eine einzelne HTML-Datei mit JavaScript inline und allen Daten in localStorage. Kein Server, keine Datenbank, keine Login-Maske. Wer das Tool öffnet, sieht sofort den eigenen Stand. Backup ist ein Klick auf „Export JSON".
Gestaltet in Brand-Farben und Wording der Agentur, damit es nicht nach fremder Software aussieht. Aufrufbar über eine eigene Subdomain im Intranet – ein Lesezeichen, immer die aktuelle Version. Funktioniert nach dem ersten Aufruf auch offline und synchronisiert nicht – was für eine 12-Personen-Agentur eher Vorteil als Mangel ist.
Kompakter Wochen- und Monatsoverview, manuelle Korrekturen, automatische Pausenabzüge nach Arbeitszeitgesetz.
Kein Antrag, kein Genehmigungs-Workflow – die Geschäftsführung sieht den Plan, Konflikte werden direkt sichtbar.
Monatlich ein JSON- oder CSV-Export, der direkt im Steuerbüro-Format ankommt. Keine Datev-Schnittstelle nötig.
Eigene Markenfarben, Wording aus dem Studio-Alltag, eigene Icons. Sieht aus wie unsere Software, nicht wie ein SaaS-Stempel.
Ehrlich: Dinge, die nicht auf Anhieb funktioniert haben – und wie wir damit umgegangen sind.
Bei einigen Browsern lag das Limit pro Origin bei 5 MB. Klingt viel, ist aber bei drei Jahren Verlauf eng. Wir komprimieren jetzt ältere Monate beim Speichern und exportieren regelmäßig – Browser-Storage ist Cache, nicht Backup.
Wer öffnet welche Version? Bei einer Single-File-App ohne Backend gibt es kein automatisches Update. Wir haben das mit einer eigenen Subdomain im Intranet gelöst – jede:r ruft die App über ein Lesezeichen auf und bekommt automatisch die aktuelle Version. Plus eine kleine Versions-Anzeige in der App selbst, die warnt, wenn jemand noch eine veraltete Datei lokal gespeichert hat.
Die Geschäftsführung muss Daten manuell zusammenführen, wenn sie eine Quartals-Ansicht braucht. Wir haben einen kleinen „Merge"-Button gebaut, der mehrere Export-JSONs zusammenrechnet – funktioniert, ist aber das einzige Feature, das nach „echter App" aussieht.
Setup-Zeit für neue Teammitglieder: zwei Minuten. Datei öffnen, eigene Initialen eintragen, fertig. Keine Account-Anlage, keine Berechtigungs-Diskussion, keine Schulung.
Das Pattern hat sich danach für uns als Vorlage etabliert: kleine, fokussierte Single-File-Apps für Probleme, die keine echte Server-Lösung rechtfertigen. Vier weitere interne Tools sind nach demselben Muster entstanden.
Vorher: Account-Anlage, Berechtigungs-Diskussion, Tool-Schulung über mehrere SaaS-Lösungen. Nachher: HTML-Datei öffnen, Initialen eintragen.
Wie Meistertask, aber individuell auf unsere Abläufe zugeschnitten. Keine 80 % ungenutzter Features.