Schichtplanung in Apotheken läuft typischerweise in Excel oder auf Papier – 2 bis 4 Stunden pro Woche, jede Woche, jede Apotheke. Mit ApoShift haben wir unser eigenes Produkt gebaut: ein KI-gestützter Dienstplaner, der ArbZG, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Fairness automatisch berücksichtigt. Aktuell läuft die Pilotphase mit 11 Apotheken; aposhift.de ist live.
In den meisten Apotheken läuft die Dienstplanung in Excel oder auf Papier. Die Apothekenleiterin sitzt 2 bis 4 Stunden pro Woche an einem Plan, der eine Woche später wieder von vorn beginnt. Verfügbarkeiten kommen per WhatsApp oder Zuruf, Wunschdienste auf gelben Klebezetteln am Schwarzen Brett.
Das ArbZG ist dabei nicht verhandelbar: Mindestruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Sonn- und Feiertagsregeln. Wer das händisch im Blick behält, macht unweigerlich irgendwann einen Fehler – und in einer Apotheke kann das teuer werden.
„Was vorher mein halber Samstag war, ist heute eine Kaffeepause. Und der Plan ist objektiv fairer als alles, was ich vorher hingebracht habe.“
ApoShift erzeugt aus Verfügbarkeiten, Wünschen, Qualifikationen und ArbZG-Regeln automatisch einen Wochenplan-Vorschlag. Die Apothekenleiterin sieht den Plan in Sekunden, nicht in Stunden – und kann direkt im Schichtplan per Klick noch feinjustieren. Faire Schichtverteilung ist eingebaut, nicht Bauchgefühl.
Mitarbeiter sehen ihren Plan, ihre Zeiterfassung und ihre Krankmeldungs-Funktion direkt in der PWA – installierbar auf jedem Smartphone. Meldet sich jemand krank, plant die KI sofort die Vertretung und schlägt sie der Apothekenleitung zur Freigabe vor. Daten liegen ausschließlich auf deutschen Servern, DSGVO-konform.
Aus Verfügbarkeiten, Wünschen, Qualifikationen und ArbZG-Regeln entsteht automatisch ein Wochenplan-Vorschlag – fertig zur Feinjustierung statt leeres Blatt.
Mindestruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Sonn- und Feiertagsregeln werden bei jedem Plan automatisch geprüft. Verstöße werden direkt im Plan markiert – Schwarz auf Weiß, nicht versteckt im Kleingedruckten. Die Apothekenleitung sieht sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
Spät- und Notdienste, Wochenenden, Wunschdienste – gleichmäßig nach System verteilt, nachvollziehbar und transparent. Kein Bauchgefühl, keine Hierarchie-Verzerrung.
Plan, Zeiterfassung und Krankmeldungs-Funktion in einer App auf dem Smartphone. Krankmeldung ausgelöst → die KI plant sofort die Vertretung und legt sie der Apothekenleitung zur Freigabe vor.
Ehrlich: Dinge, die nicht auf Anhieb funktioniert haben – und wie wir damit umgegangen sind.
Apotheken-spezifische Constraints, ArbZG-Regeln, Mitarbeiter-Wünsche, die letzten Plan-Wochen als Kontext – die KI brauchte ungewöhnlich viel Information, um sinnvolle Vorschläge zu liefern. Die ersten Versionen liefen gegen Token-Limits oder produzierten generische Pläne. Wir haben den Prompt in mehrere Stufen aufgeteilt und nur das jeweils Relevante mitgegeben – Plan-Qualität deutlich verbessert, Token-Verbrauch halbiert.
Die Kombination aus Teilzeit-Modellen, Mutterschutz und Notdienst-Rotation hat Plan-Konstellationen erzeugt, die formal ArbZG-konform aber praktisch unzumutbar waren. Wir haben „weiche" Constraints ergänzt, die die KI als Präferenz behandelt – nicht als hartes Gesetz, aber als deutliches Signal.
Plan-Updates und Erinnerungen sollten als Push-Notification an die Mitarbeiter gehen. Auf iOS funktioniert das via PWA nur mit zum Home-Screen hinzugefügter App und ist selbst dann nicht 100 % zuverlässig – Notifications kamen mal sofort, mal mit Stunden Verzögerung, mal gar nicht. Wir haben die Logik umgestellt: Pflicht-Infos gehen per E-Mail, Push ist optional als zusätzlicher Kanal. Kein Mitarbeiter verpasst mehr seinen Plan, wenn iOS mal wieder eine Notification verschluckt.
In den 11 Pilot-Apotheken reduziert sich der reine Planungsaufwand von 2 bis 4 Stunden pro Woche auf typischerweise 15 Minuten. Wichtiger als die Zeitersparnis: Mögliche ArbZG-Verstöße werden direkt im Plan markiert – die Apothekenleitung hat es Schwarz auf Weiß und kann gegensteuern, bevor der Plan rausgeht.
Aktuell ist ApoShift in der Pilotphase mit 11 von 15 verfügbaren Plätzen. Pilot-Apotheken bekommen 3 Monate kostenlos und 30 % Dauerrabatt nach Übergang in den Standardtarif. Die nächsten 4 Pilot-Plätze sind noch frei. → aposhift.de
Zeit, die die Apothekenleitung pro Woche mit Schichtplanung verbringt. Selbstbericht aus den Pilot-Apotheken über die ersten 4–8 Wochen ApoShift-Nutzung.
Zentrales Ticketsystem mit Chat-Funktion für eine Senioren-Residenz-Gruppe mit 24 Standorten. Soll täglich zwei Stunden Geschäftsführer-Zeit auf 20 Minuten reduzieren – durch strukturierte Eingangsvorlagen und gebündelte Kommunikation statt Mail-Ping-Pong.